Bestes DAM 2023

Jedes Unternehmen, jeder Verein und jede anderen Organisation hat heutzutage eine Vielzahl an digitalen Inhalten zu verwalten. Darunter Fotos, Videos, Office-Dateien, Animationen oder andere multimediale Inhalte. Man nennt diese auch Assets. Ein Digital-Asset-Managementsystem (DAM) hilft dabei, diese digitalen inhalte vorzuhalten und zu organisieren. So können sie nicht nur schnell und einfach wiedergefunden, sondern auch mit wenigen Klicks geteilt und veröffentlicht werden.

Vorbei ist das Zeitalter der USB-Sticks und Festplatten. Doch für welches DAM-System sollte man sich entscheiden und welche Parameter gilt es hierbei zu berücksichtigen? Wir haben die wichtigsten DAM-Systeme am Markt verglichen und zeigen Ihnen die Unterschiede auf.

Zunächst einmal sollte man festlegen, ob die Software im eigenen Netzwerk installiert und betrieben werden soll (On-Premise), oder ob man lieber auf eine Cloudlösung setzt. Beides hat seine Vor- und Nachteile. Bei ersterem liegt die Eigenverantwortlichkeit für die Daten beim Unternehmen. Es entstehen somit auch Kosten für Wartung, Personal und Support. Auch eine Absicherung gegen Naturgewalten liegt somit beim jeweiligen Unternehmen. Auch Updates müssen selbst getragen werden. Allerdings ist der Zugriff auch ohne Internet möglich. Setzt man hingegen auf eine Cloudlösung, so sollte man auf jeden Fall sichergehen, dass der Serverstandort in Europa und hier idealerweise in Deutschland liegt. Für Unternehmen mit besonders schützenswerten Daten bietet sich auch eine doppelte Datenspeicherung in unterschiedlichen Rechenzentren an um eine Redundanz der Daten zu garantieren.

Baut man auf einen Anbieter mit regelmäßigen Updates, so kann man sich mit einer cloudbasierten Softwarelösung i.d.R. sicher sein, dass das System den aktuellen Standards am Markt entspricht und nicht veraltet. Um zu testen, ob das DAM-System den eigenen Anforderungen genügt, ist ein kostenloser Testzeitraum zu empfehlen. Seriöse Anbieter, die von ihrem eigenen System überzeugt sind, stellen diesen meist eigenständig zur Verfügung.

Hat man Mitarbeiter, die auch von Zuhaus aus oder von unterwegs auf die Daeten zugreifen möchten, so sollte das Digital-Asset-Managementsystem auch auf mobilen Geräten verfügbar sein. Idealerweise funktioniert das DAM-System auch ohne App über den normalen Browser.

Wichtig ist auch die Anzahl der Nutzer, die schlussendlich das System nutzen. Denn diese sind über den Preis des Systems entscheidend. Einzelne Anbieter verlangen für administrative Nutzer teils mehrere hundert Euro im Jahr. Dies kann bei größeren Unternehmen schnell zu sehr hohen monatlichen Kosten führen.

Je nach Anbieter gibt es meist unterschiedliche Pakete, teilweise auch mit individuellem Rechtemanagement. So kann zum Beispiel festgelegt werden, welcher Nutzer nur Leserechte erhält und wer Dateien ändern, löschen oder hochladen darf. Bei vielen Systemen sind diese Rechte bereits vorgegeben und können nicht individualisiert werden. Andere Anbieter erlauben sowohl das erstellen individueller Rechte als auch das Anlagen individueller Rollen.

Für Unternehmen oder Veranstalter mit Live-Events bietens ich DAM-Lösungen an, die einen Upload direkte aus der Foto- und Videokamera erlauben. Wer zudem viel mit externem Bildmaterial arbeitet, sollte bei der Wahl der richtigen Verwaltungssoftware Wert auf ein gut strukturiertes Nutzungsrechte-Management legen. Gute DAM-Systeme ermöglichen hier die Speicherung von Metadaten wie beispielsweise Urheberrehten, Nutzungsdauer oder allgemeine Copyrighthinweisen.

Mal eben Daten an einen Kunden oder Kollegen senden, die nicht im System liegen? Dies ist möglich, wenn die Software einen integrierten Filesharingdienst aufweist. Dies ist vor allem für Unternehmen interessant die viele Absprachen mit Zulieferern haben. Manche DAM-Systeme bieten hierzu auch einen Absprachemodus, der ein Kommentieren im Bild- oder Videomaterial erlaubt. Bei der hochzuladenden Datenmenge gibt es bei kaum einem Anbieter Einschränkungen. Oftmals ist es lediglich eine Kostenfrage, ob man 250 GB, 500 GB oder mehrere Terrabyte an Speicherplatz zur Verfügung hat. So liegt der Preis für 1 TB bei manchen Anbieter bei rund 2000 Euro/Jahr, bei anderen hingegen bei nur 500 Euro/Jahr. Die Unterschiede sind hier teils gravierend.

Unternehmen oder Veranstalter, die Ihre Produkte oder Bilder in Form von Medien- oder Presseportalen veröffentlichen möchten, sollten bei der Wahl des richtigen DAMs großen Wert auf die Optik und Ausgestaltung dieser Portale legen. Wir empfehlen einen Anbieter, der es ermöglicht, das eigene Corporate Design zu verwenden, damit die über diese Software erstellten Portale im Erscheinungsbilder der eigenen Website ähneln. Wichtig ist hierbei auch, dass man eine eigene URL einbinden kann, damit der DAM-Anbieter als solches nicht in Erscheinung tritt.

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